Personvernerklæring

1. Innledning og virkeområde

sattakingonlineresult.in er et aktivitetssenter for barn som tilbyr fotball, dans, svømming, basketball og volleyball i aldersinndelte grupper. Vi behandler personopplysninger om foresatte og om barna som deltar, og vi mener at den behandlingen skal være så begrenset, så åpen og så forutsigbar som mulig.

Erklæringen gjelder for alle personopplysninger vi behandler i forbindelse med nettstedet sattakingonlineresult.in, skjemaene på nettstedet, e-postkorrespondanse med oss, og deltakelse i aktivitetene våre. Den gjelder ikke for opplysninger du gir til andre virksomheter, selv om du har fått vite om dem gjennom oss.

Erklæringen skal leses sammen med retningslinjene for informasjonskapsler, vilkårene og betingelsene og tjenestevilkårene.

2. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal brukes. For opplysningene som samles inn gjennom dette nettstedet er behandlingsansvarlig eieren av nettstedet:

Олена Прокопчук
вулиця Мрії, 20
Київ, Україна, 02000
E-post for personvernhenvendelser: [email protected]

Vi har ikke plikt til å utpeke et eget personvernombud, ettersom kjernevirksomheten vår ikke består i omfattende eller systematisk overvåking. Henvendelser om personvern behandles av behandlingsansvarlig personlig, og besvares skriftlig på e-post.

3. Definisjoner

• Personopplysning — enhver opplysning som kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person, for eksempel navn, e-postadresse eller opplysning om at et bestemt barn går i en bestemt gruppe.
• Behandling — enhver bruk av personopplysninger, som innsamling, lagring, endring, utlevering, sammenstilling eller sletting.
• Behandlingsansvarlig — den som bestemmer formålet med og midlene for behandlingen. Se punkt 2.
• Databehandler — den som behandler opplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, for eksempel en leverandør av e-post eller nettsidedrift.
• Registrert — personen opplysningene gjelder. Hos oss er dette normalt en foresatt eller et barn som deltar.
• Foresatt — den eller de som har foreldreansvar for barnet, eller annen person med rettslig myndighet til å melde barnet på.
• Særlige kategorier — opplysninger som krever ekstra beskyttelse, blant annet helseopplysninger.

4. Hvilke opplysninger vi behandler

4.1 Opplysninger fra påmeldingsskjemaet

• Navn på foresatt
• E-postadresse
• Barnets alder
• Ønsket aktivitet
• Fritekst du selv velger å skrive, for eksempel tidligere erfaring, ønskede ukedager, allergier eller andre forhold vi bør kjenne til
• Bekreftelse på at du har lest denne erklæringen, med tidspunkt for samtykket

4.2 Opplysninger fra kontaktskjemaet

• Navn
• E-postadresse
• Tema for henvendelsen, og eventuell aktuell aktivitet
• Innholdet i meldingen din

4.3 Opplysninger som oppstår under deltakelsen

• Hvilken gruppe barnet er plassert i, og hvilke dager gruppen trener
• Oppmøte, og eventuelt varslet fravær
• Trenerens faglige notater om hva barnet trener på og hvordan det utvikler seg
• Navn på den eller de som har rett til å hente barnet, dersom du oppgir dette
• Hendelsesnotater dersom det skjer en skade eller et avvik i timen

4.4 Tekniske opplysninger

Webserveren som leverer nettstedet fører en alminnelig driftslogg. Den kan inneholde IP-adresse, tidspunkt, hvilken adresse som ble forespurt, svarkode, nettlesertype og operativsystem. Loggen brukes utelukkende til drift, feilsøking og sikkerhet, og sammenstilles ikke med opplysningene fra skjemaene.

4.5 Opplysninger vi bevisst ikke samler inn

Vi ber aldri om fødselsnummer, barnets skole eller barnehage, barnets egne kontaktopplysninger, opplysninger om hjemmeforhold, religion, etnisitet eller politisk oppfatning. Sender du oss slike opplysninger på eget initiativ, sletter vi dem så snart vi har lest henvendelsen, med mindre de er nødvendige for å ivareta barnets sikkerhet.

5. Hvordan vi samler inn opplysninger

• Direkte fra deg — gjennom skjemaene på nettstedet, gjennom e-post du sender oss, eller når du snakker med en trener eller koordinator i senteret.
• Gjennom deltakelsen — når treneren fører oppmøte eller skriver den månedlige oppsummeringen om barnet.
• Automatisk — gjennom driftsloggen på webserveren, som beskrevet i punkt 4.4.

Vi kjøper ikke personopplysninger, og vi henter dem ikke fra tredjeparter, sosiale medier eller offentlige registre.

6. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler aldri personopplysninger uten et konkret formål og et gyldig rettslig grunnlag. Tabellen viser sammenhengen mellom de to.

7. Særlig om opplysninger om barn

Barn har et særlig vern etter personvernregelverket, fordi de i mindre grad forstår konsekvensene av at opplysninger om dem behandles. Vi håndterer dette slik:

• Skjemaene på nettstedet skal alltid fylles ut av en foresatt. Vi retter dem ikke mot barn, og vi markedsfører oss ikke overfor barn.
• Vi ber om et minimum av opplysninger om barnet: alder, ønsket aktivitet og de helseforholdene som har betydning for trygg deltakelse.
• Trenerens notater skal beskrive ferdigheter og framgang, ikke barnets personlighet, hjemmeforhold eller atferd utenfor treningen.
• Barn over 12 år får på forespørsel vite hvilke opplysninger vi har om dem, forklart på en måte de forstår.
• Vi publiserer aldri barnets navn, bilde eller resultater på nettstedet eller andre steder.

8. Helseopplysninger

Opplysninger om allergier, astma, epilepsi, syns- og hørselsforhold, skader eller andre helseforhold er særlige kategorier av personopplysninger. Vi behandler dem bare når du som foresatt selv oppgir dem, og bare for å kunne gjennomføre treningen trygt.

• Opplysningene deles kun med treneren som har ansvar for barnets gruppe, og med den som eventuelt vikarierer for treneren.
• Opplysningene oppbevares atskilt fra øvrige deltakeropplysninger, og er ikke tilgjengelige for andre ansatte.
• Opplysningene slettes når deltakelsen avsluttes, med mindre de inngår i dokumentasjon av en konkret hendelse.
• Du kan når som helst be oss oppdatere eller fjerne helseopplysninger. Fjerner du opplysninger som er nødvendige for trygg deltakelse, må vi vurdere om barnet kan fortsette i gruppen.

9. Lagringstid og sletting

Vi lagrer personopplysninger så kort tid som mulig. Konkret betyr det:

Du kan be om sletting tidligere enn dette. Vi etterkommer alltid en slik forespørsel, med mindre vi har en rettslig plikt til å oppbevare opplysningene, eller de er nødvendige for å dokumentere en hendelse som er under behandling.

10. Hvem opplysningene deles med

Innenfor senteret er opplysningene tilgjengelige for koordinatoren som behandler påmeldinger, og for treneren som har ansvar for barnets gruppe. Ingen andre ansatte har tilgang.

Utenfor senteret bruker vi følgende typer databehandlere:

• Leverandør av nettsidedrift — lagrer og leverer nettstedets filer, og fører driftsloggen beskrevet i punkt 4.4.
• Leverandør av e-posttjeneste — lagrer korrespondansen mellom deg og oss.

Alle databehandlere er bundet av skriftlige databehandleravtaler, kan bare behandle opplysninger etter våre instrukser, og har taushetsplikt. Vi selger aldri personopplysninger, og vi deler dem ikke med annonsenettverk, dataméglere eller sosiale medier.

Opplysninger utleveres til offentlige myndigheter bare dersom vi er rettslig forpliktet til det, eller dersom det er nødvendig for å avverge fare for liv og helse.

11. Overføring utenfor eget land

Vi tilstreber at opplysninger lagres hos leverandører innenfor eget land eller innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Skulle en leverandør behandle opplysninger i et land utenfor dette området, skjer overføringen bare når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag — for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standard personvernbestemmelser — og etter en vurdering av om beskyttelsen faktisk er tilstrekkelig i praksis. Du kan be om en oversikt over hvilke overføringsgrunnlag som er i bruk.

12. Automatiserte avgjørelser og profilering

Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning eller i vesentlig grad påvirker deg eller barnet. Plassering i gruppe gjøres alltid av et menneske — en trener eller koordinator — etter en prøvetime og i dialog med foresatt. Vi driver ingen form for profilering, scoring eller rangering av deltakere.

13. Informasjonssikkerhet

Vi har innført tekniske og organisatoriske tiltak som står i forhold til risikoen:

• Nettstedet leveres over kryptert forbindelse.
• Innsendte skjemaer havner i en innboks med tilgangsstyring og totrinnsbekreftelse.
• Tilgang gis etter prinsippet om minste nødvendige tilgang, og gjennomgås ved hver sesongstart.
• Helseopplysninger oppbevares atskilt fra øvrige deltakeropplysninger.
• Ansatte og trenere har skriftlig taushetsplikt, og får opplæring i hvordan opplysninger om barn skal håndteres.
• Papirlister som brukes i salen makuleres samme dag som de er ferdig brukt.
• Utstyr som brukes til å behandle opplysninger er passordbeskyttet og kryptert.

14. Avvik og brudd på personopplysningssikkerheten

Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten — for eksempel at opplysninger er kommet på avveie, endret eller gjort utilgjengelige — håndterer vi det slik:

• Bruddet loggføres internt med tidspunkt, omfang, årsak og strakstiltak.
• Er det sannsynlig at bruddet medfører en risiko for de registrerte, varsler vi tilsynsmyndigheten uten ugrunnet opphold, og senest innen 72 timer etter at vi ble kjent med det.
• Er risikoen høy, varsler vi også de berørte foresatte direkte på e-post, i klart språk og med råd om hva de bør gjøre.
• Vi gjennomgår årsaken i etterkant og gjør nødvendige endringer i rutinene.

15. Dine rettigheter

Som registrert har du følgende rettigheter. Rettighetene gjelder også opplysninger om barnet ditt, og utøves av deg som foresatt.

• Rett til informasjon — du skal vite hvordan vi behandler opplysninger. Denne erklæringen er en del av oppfyllelsen av den plikten.
• Rett til innsyn — du kan be om en kopi av opplysningene vi har registrert om deg og barnet ditt, sammen med opplysninger om formål, lagringstid og mottakere.
• Rett til retting — du kan be oss rette opplysninger som er uriktige, og supplere opplysninger som er ufullstendige.
• Rett til sletting — du kan be om at opplysninger slettes når de ikke lenger er nødvendige, når samtykket trekkes tilbake, eller når behandlingen er ulovlig.
• Rett til begrensning — du kan be oss stanse annen bruk enn lagring mens en innsigelse eller en påstand om uriktighet er under behandling.
• Rett til å protestere — du kan protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse.
• Rett til dataportabilitet — du kan få opplysningene du selv har gitt oss i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, og be om at de overføres til en annen aktør der det er teknisk mulig.
• Rett til å trekke tilbake samtykke — når som helst, og like enkelt som det ble gitt. Tilbaketrekkingen påvirker ikke lovligheten av behandlingen fram til da.
• Rett til ikke å være gjenstand for automatiserte avgjørelser — vi treffer ikke slike avgjørelser, se punkt 12.
• Rett til å klage — se punkt 17.

16. Slik bruker du rettighetene dine

• Send en e-post til [email protected], eller bruk skjemaet på kontaktsiden og velg temaet «Personvern og innsyn».
• Beskriv kort hva du ønsker, og hvilket barn eller hvilken henvendelse det gjelder.
• Vi kan be om tilleggsopplysninger for å bekrefte hvem du er, dersom vi er i reell tvil. Vi ber aldri om kopi av legitimasjonsdokumenter over e-post.
• Vi svarer normalt innen én virkedag, og gir deg et fullstendig svar senest innen én måned. Er saken kompleks, kan fristen forlenges med to måneder — da varsler vi deg om det innen den første måneden, med begrunnelse.
• Vi stiller ingen betingelser for at du skal kunne bruke rettighetene dine. Ved åpenbart grunnløse eller overdrevent gjentatte forespørsler kan vi nekte å etterkomme forespørselen, og vi begrunner alltid et slikt avslag skriftlig.

17. Klage til tilsynsmyndighet

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, vil vi gjerne høre det først, slik at vi får rettet opp. Du har uansett rett til å klage til personverntilsynsmyndigheten i landet der du bor, der du arbeider, eller der det påståtte bruddet fant sted. Retten til å klage gjelder uavhengig av om du har tatt saken opp med oss.

18. Informasjonskapsler og lignende teknologi

Nettstedet bruker ikke informasjonskapsler til analyse, profilering eller markedsføring, og vi bruker ingen sporingspiksler eller innebygde annonsemoduler. Derfor viser vi heller ingen samtykkebanner. En fullstendig gjennomgang finner du i retningslinjene for informasjonskapsler.

19. Lenker til andre nettsteder

Skulle vi lenke til eksterne nettsteder, gjelder ikke denne erklæringen for dem. Vi har ingen kontroll over hvordan andre behandler personopplysninger, og anbefaler at du leser personvernerklæringen på det nettstedet du besøker.

20. Markedsføring

Vi sender ikke nyhetsbrev, reklame eller markedsføring på e-post. Korrespondansen fra oss består av svar på henvendelsen din, praktisk informasjon om gruppen barnet deltar i, og den månedlige oppsummeringen fra treneren. E-postadressen din brukes ikke til andre formål, og selges eller utleies aldri.

21. Endringer i erklæringen

Vi oppdaterer erklæringen når tjenestene, rutinene eller regelverket endres. Datoen og versjonsnummeret øverst viser når den sist ble endret. Ved vesentlige endringer — for eksempel nye formål eller nye mottakere — varsler vi registrerte familier på e-post i god tid før endringen trer i kraft. Tidligere versjoner kan fås ved henvendelse.

22. Kontakt

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller ønsker du å bruke rettighetene dine, skriv til [email protected]. Alminnelige henvendelser sendes til [email protected] eller gjennom skjemaet på kontaktsiden.